Om inga tillbud rapporteras behöver du undersöka både arbetsförhållandena och hur rapporteringen fungerar. Ett tomt register visar vad som har registrerats, men bevisar inte att arbetsplatsen saknar risker. Kombinera samtal, observationer och befintliga underlag innan du drar slutsatser.
Börja med vad uppgiften faktiskt visar
Skilj mellan att ingen händelse har inträffat, att ingen har uppfattat den som ett tillbud och att ingen rapport har blivit registrerad. De tre situationerna kan ge samma siffra i sammanställningen men kräver olika nästa steg. Ange också vilken period, vilka arbetsställen och vilka grupper som ingår. Ett kontor och en verkstad kan använda olika rapportvägar även inom samma företag.
AFS 2023:1 kräver regelbundna undersökningar och riskbedömningar. Tillbudsregistret är ett underlag bland flera. Du behöver alltså fortsätta undersöka arbetsmiljön även när registret är tomt. För regelgrunden kan du läsa vår översikt av systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2023:1.
Följ rapportvägen från medarbetare till mottagare
Be medarbetare beskriva hur de skulle lämna information om en händelse. Gör detta som ett samtal om rutinen, utan att skapa en falsk rapport. Fråga var instruktionen finns, vem som tar emot uppgifterna och vad personen förväntar sig ska hända efteråt.
Undersök om åtkomsten fungerar för olika grupper. Den som arbetar ute hos kund kanske inte kan använda samma verktyg som kontorspersonalen. En nyanställd kan känna till namnet på systemet men sakna kunskap om när det ska användas. Kontrollera också att muntliga uppgifter faktiskt når den som sammanställer underlaget.
Ställ frågor om arbetsdagen, inte bara om formuläret
En bred fråga som ”har något hänt?” kan ge få svar. Be i stället om konkreta beskrivningar av situationer där något blev annorlunda än planerat, där ett hjälpmedel inte fungerade eller där någon behövde avbryta en uppgift. Låt arbetstagare och skyddsombud medverka och ge även personer utanför vanliga mötestider möjlighet att bidra.
Undvik att på förhand bestämma att tystnaden beror på ointresse. Förklaringen kan vara otydliga begrepp, svåråtkomliga verktyg, oklar mottagare eller tidigare utebliven återkoppling. Du behöver undersöka vilken förklaring som stämmer i er verksamhet.
Exempel: observationen finns i ett annat underlag
Illustrativt exempel: En arbetsgrupp har inga registrerade tillbud. Vid genomgång av serviceanteckningar framkommer återkommande fel på ett hjälpmedel. Personalen har meddelat felet till underhåll men inte beskrivit vilka arbetsmiljörisker det skapar. Arbetsgivaren behöver bedöma riskerna och klargöra hur relevant information når arbetsmiljöarbetet.
Lösningen är inte att bestämma ett visst antal rapporter som alla ska lämna. Börja med att fånga sakliga uppgifter och hantera riskerna. När åtgärder beslutas kan du använda vår guide om att kontrollera arbetsmiljöåtgärdernas effekt.
Dokumentera vad ni har undersökt och vilka begränsningar som finns i underlaget. Om bara en arbetsgrupp har deltagit ska sammanställningen inte beskrivas som en kontroll av hela verksamheten. Bestäm hur ni hämtar de saknade erfarenheterna och när ni återkopplar. På så sätt blir även ett tomt register en anledning till saklig undersökning, i stället för ett skäl att avsluta arbetsmiljöarbetet utan ytterligare frågor.
Checklista när registret är tomt
- Avgränsa period, arbetsställen och berörda grupper.
- Kontrollera om andra rapportvägar innehåller relevanta uppgifter.
- Fråga hur medarbetare förstår rapporteringsrutinen.
- Samla erfarenheter genom samtal och observationer.
- Dokumentera identifierade risker och bedöm om de är allvarliga.
- Bestäm ansvarig, nästa åtgärd och hur resultatet kontrolleras.
Checklistan är ett praktiskt arbetssätt, inte ett föreskrivet formulär eller en rapportkvot. Arbetsgivaren ansvarar för undersökning, riskbedömning och nödvändiga åtgärder.
Vanliga frågor
Är fler rapporter alltid ett tecken på sämre arbetsmiljö?
Nej. Antalet behöver tolkas tillsammans med innehåll, arbetsförhållanden och hur rapporteringen fungerar. Bättre kännedom om rutinen kan göra att fler uppgifter blir synliga.
Kan en enkät ersätta övriga undersökningar?
Välj metoder efter de risker och förhållanden som behöver undersökas. En enkät kan bidra, men ger inte automatiskt tillräckligt underlag om exempelvis en utrustnings användning.
Vill du stärka arbetssättet kan du läsa om SAM-utbildning hos Kompetensutveckla. Utbildningen kompletterar det arbetsmiljöarbete som arbetsgivaren behöver bedriva i den egna verksamheten.
Källor och avsändare
Regelgrund: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1, 6, 8 och 11–13 §§, aktuell grundförfattning. Kontrollerat 12 oktober 2026. Checklistan och exemplet är redaktionella rekommendationer. Privat avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrationsfoto: Kelly Sikkema/Unsplash, Unsplash-licens.